关于印发《上海市民防工程档案管理规定》的通知

沪民防规〔2021〕2号

各区民防办公室、各区档案局，各有关单位：

现将《上海市民防工程档案管理规定》印发给你们，请遵照执行。

特此通知。

上海市民防办公室

上海市档案局

2021年3月26日

上海市民防工程档案管理规定

第一条（目的依据）

为加强民防工程档案管理，深化“放管服”改革、优化营商环境，在满足民防工程平时维护管理、战备及事中事后监管需要的基础上，进一步方便行政相对人，减环节、减材料，根据《建设工程质量管理条例》《上海市档案条例》《上海市民防工程建设和使用管理办法》等国家和本市有关规定，结合实际情况，制定本规定。

第二条（适用范围）

本规定适用于本市行政区域范围内的新建、改建、扩建民防工程的档案管理工作。

第三条（用语含义）

本规定所称的民防工程档案，是指在民防工程建设及其管理活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第四条（职责分工）

上海市民防办公室（以下简称市民防办）是本市民防工程档案工作的主管部门。各区民防办公室（以下简称区民防办）依据职责做好本辖区的民防工程档案管理工作。

受市民防办授权、委托的特定地区管理委员会（以下简称管委会）等机构依据授权、委托的要求，具体承担职责范围内的民防工程档案管理工作。

市、区民防办及管委会（以下简称民防管理部门）按照管理权限对建设单位的民防工程档案业务进行监督和指导，接收与民防管理有关的民防工程档案，同时接受同级档案主管部门的监督和指导。

第五条（分级接收）

档案接收按照“谁审批、谁接收”的原则分级负责，市、区民防办及具有民防工程建设审批权限的管委会，分别负责接收本部门审批的民防工程档案。

第六条（接收范围）

市民防办会同市档案局研究确定民防工程档案接收范围及组卷要求，并由市民防办及时向社会公布。

第七条（档案审查）

建设单位应及时开展民防工程档案收集、整理和归档工作，并组织设计、施工、监理等方面负责人按归档要求进行全面自检。

民防管理部门在办理建设工程民防专项竣工验收或民防建设工程竣工验收备案时，对民防工程档案进行审查。审查的内容包括：

（一）工程文件材料的形成、收集、整理与归档情况；

（二）竣工图的编制质量情况；

（三）档案的完整性、准确性及系统性情况。

第八条（档案接收）

审查通过且完成档案移交的，民防管理部门向建设单位出具民防工程档案接收意见书。

第九条（容缺办理）

审查未通过的，民防管理部门提出整改意见，并在办理建设工程民防专项竣工验收或民防建设工程竣工验收备案时采取“容缺办理”的方式，出具“附条件通过”的验收或备案结论。建设单位提交《民防工程档案限时办理归档承诺书》，并根据整改意见，在通过建筑工程综合竣工验收或民防建设工程竣工验收备案后三个月内完成民防工程档案移交。

第十条（电子档案）

建设单位应当加强档案信息化建设，开展民防工程电子文件归档和电子档案管理工作，可以通过上海市“一网通办”政务服务平台提交民防工程电子档案或者档案数字化副本。

建设单位形成符合档案法律法规以及相关规范要求的民防工程电子档案，可不再移交纸质档案。

第十一条（档案保管）

建设单位应自行留存保管一套完整的民防工程档案，并向该民防工程的使用管理单位提供一套满足平时维护管理、战时使用需要的民防工程档案。

民防管理部门负责保管其接收的民防工程档案，对破损或者霉变的档案应当及时采取补救措施，确保档案的完整和安全。

第十二条 （保管期限）

指挥工程、医疗救护工程、防空专业队工程及四级以上（含四级）民防工程档案保管期限为永久，其他民防工程档案保管期限为50年。

第十三条 （档案利用）

民防管理部门按照国家的有关规定，向民防工程档案移交单位、所有权人、所属业主委员会，诉讼当事人，司法机关提供档案阅览、摘录服务，一般不提供复制件。

利用民防工程档案时，不得涂改、伪造、损毁、丢失档案。

第十四条 （档案数字化）

市民防办负责统一建设本市民防工程档案数字化管理系统。各民防管理部门负责各自接收范围内民防工程传统载体档案数字化工作，并开展职责范围内信息数据更新，实现档案信息和数据的共建共享。

第十五条 （保密要求）

对于涉密的民防工程档案的保管和查询利用，应按国家和本市有关保密规定执行管理。

第十六条 （权属转移）

已建民防工程的权属发生转移时，相关的民防工程档案由原权属单位向接收单位办理移交。使用管理单位发生转移时，有关的民防工程档案由原使用管理单位向现使用管理单位移交。

第十七条 （停建工程）

停（缓）建项目的民防工程档案由建设单位保管。建设单位撤销的，民防工程档案由其上级主管部门保管；无上级主管部门的，应按国家和本市有关规定开展档案鉴定销毁工作。

第十八条 （兼顾设防工程）

地下交通干线以及其他地下兼顾设防工程兼顾设防部分的档案管理工作，参照本规定执行。

第十九条 （解释权限部门）

本规定由市民防办、市档案局负责解释。

第二十条 （施行时间）

本规定自2021年5月1日起施行，有效期至2026年4月30日。